ビジネスの現場では、日々、複数のプロジェクトが走っており、多くの部署やメンバーが関わっています。プロジェクトは、それぞれのメンバーが小さく分解された作業（タスク）を実施することで進行します。そのため、プロジェクトを成功に導くには、タスクをしっかり管理することが必須となります。そんな重要なタスク管理にエクセルを使っていませんか。今回は、エクセルを使うことのデメリットと、Webデータベース化することのメリットについてご紹介します。
エクセルによるタスク管理のデメリット
エクセルを使ってタスクを管理する場合、以下のようなデメリットがあります。
- 共有モードで更新したけど、だれかのデータで上書きされた
- それぞれがファイルのコピーを持っていて、どれが最新かわからない
- プロジェクト毎に作成されるため、入力すべき項目がそれぞれ異なっている
- 綺麗に見せるために仕込んだマクロがメンテナンス不可能となっている
エクセルは、あくまでも表計算ソフトです。入力した数値を整理、加工して表やグラフで表示することは得意ですが、複数のメンバーで参照・更新するといった使いかたには向いていません。
Webデータベースでタスクを管理しよう
タスク管理のように、常に最新版を関係者全員が参照・更新するようなものは、Webデータベースで管理しましょう。
Webデータベース化には、以下のようなメリットがあります。
- 情報が1ヵ所に集まる状態を維持できる
- 最新の情報を共有できる
- 項目を管理された状態で使用できる
さらに、ワークフローを追加することで、タスクの実施状況などの管理も行いやすくなります。
「SmartDB」を使うことのメリット
Webデータベース化にはさまざまなメリットがありますが、Webデータベース「SmartDB®」をタスク管理に使うと、さらに以下のようなメリットがあります。
ワークフローによる進捗管理
タスクが登録されてから完了するまで、進捗を管理することができます。ワークフローを使用すれば、タスクが実施中なのかどうかがハッキリします。
変更内容を自動で記録
プロジェクト状況により発生する担当者や期日の変更などは自動的に記録されます。あとで参照した際、どの項目が変更されたのかを簡単に確認できます。
成功パターンのテンプレート化
成功したプロジェクトのタスク管理を簡単にテンプレート化。成功パターンのテンプレート化で、新規プロジェクトのリスクを減らせます。
タスクのカレンダー表示
タスクのカレンダー表示も簡単。特定の日にタスクが多くなっているメンバーも簡単に可視化されるので、タスクの割り当て変更にも役立ちます。
Webデータベース化してタスクの実施に集中しよう
「SmartDB」を使って、タスク管理をWebデータベース化しましょう。Webデータベース化により、最新の情報が1ヵ所に集約されます。最新版を探すといった無用な作業をなくし、タスクの実施に集中できる環境になれば、生産性のさらなる向上が期待できます。
「SmartDB」のWebデータベース機能はこちら （参考事例）横浜ゴム：短期間で大規模「脱Notes」を成功させるプロジェクトの進め方
